Personvernerklæring

1. Innledning og behandlingsansvarlig

Renli er en bestillingstjeneste for renhold i Oslo. Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvem som får se dem, og hvilke rettigheter du har.

Renli er en tjeneste levert av Grønnova AS, org.nr. 936 876 048. Grønnova AS er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives her, og driver nettstedet renli.no. Forretningsadresse: Selma Ellefsens vei 3D, 0581 Oslo.

Har du spørsmål om personvern, skriver du til help@renli.no.

Vi behandler personopplysninger etter personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi samler bare inn det du selv oppgir, og noen få tekniske opplysninger. Under står hva vi behandler, gruppert etter hva du gjør.

Når du bestiller renhold:

• Fornavn og etternavn
• E-postadresse og telefonnummer
• Gateadresse og postnummer der vasken skal utføres
• Om det er kjæledyr i boligen
• Dag og starttid du velger
• Opplysninger om boligen og oppdraget: hvilken tjeneste du velger, boligens størrelse eller antall timer, antall bad, om boligen er møblert, antall vinduer og om de har sprosser, eventuelle tillegg og hvor ofte vasken skal gjentas
• Rabattkoden, hvis du bruker en
• Prisen som er beregnet, valgt betalingsmåte og valgt betalingsplan
• Bestillingsreferanse og status på bestillingen
• Ved nettbetaling (midlertidig utilgjengelig): referanse og status for betalingen fra betalingsløsningen. Kortopplysninger ser vi aldri.
• Avkrysningene du gjør i bestillingen — for markedsføring på e-post, for at du har lest personvernerklæringen, og for utførelse før angrefristen — sammen med tidspunktet for bestillingen

Tilbys innlogging med Vipps i skjemaet, og du velger den, henter vi navn, kontaktopplysninger og adresse direkte fra Vipps, slik at du slipper å skrive dem inn selv. Dette er de samme opplysningene du ellers ville fylt ut i skjemaet, og du ser dem og kan endre alt før du sender bestillingen. Å bruke Vipps-innlogging er valgfritt — du kan alltid fylle ut skjemaet selv.

Når du ber oss ringe deg fordi du trenger renhold raskere:

• Telefonnummer
• E-postadresse, ønsket dag og ønsket tidspunkt, hvis du oppgir dem — alle er valgfrie
• Hvilken tjeneste du så på, og hvor langt du var kommet i bestillingsskjemaet, med prisen som var beregnet så langt

Når du ber om tilbud på kontorrenhold:

• Firmanavn og organisasjonsnummer (organisasjonsnummer er valgfritt)
• Lokalenes størrelse og hvor ofte dere ønsker renhold
• Navn, e-postadresse og telefonnummer til kontaktpersonen
• Adresse og postnummer, og dag og starttid dere velger

Når et renholdsfirma melder interesse som partner:

• Firmanavn og organisasjonsnummer (organisasjonsnummer er valgfritt)
• Navn på kontaktperson, e-postadresse og telefonnummer
• Meldingen firmaet skriver til oss

Når du kontakter kundeservice:

• Det du skriver i e-posten, og kontaktopplysningene som følger med den

Noen tekniske opplysninger i tillegg:

• Når du sender inn et skjema, registrerer vi tekniske opplysninger som er nødvendige for å beskytte tjenesten mot misbruk og masseinnsending. De brukes ikke til å identifisere deg, og de knyttes ikke til bestillingen eller henvendelsen din.
• Bruksstatistikk samler vi bare inn hvis du har samtykket til det. Statistikken bruker en tilfeldig øktverdi og inneholder aldri navn, IP-adresse, kontaktopplysninger eller det du skriver i feltene. Les mer i punkt 6.
• Vi lagrer aldri kortopplysninger.
• Vi ber aldri om fødselsnummer, og vi samler ikke inn helseopplysninger eller andre særlige kategorier personopplysninger.

3. Hvorfor vi behandler opplysningene, og rettslig grunnlag

• Ta imot bestillingen og levere renholdet — nødvendig for å oppfylle avtalen med deg (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b)
• Besvare forespørsler — for eksempel når du ber oss ringe deg, eller ber om tilbud på kontorrenhold — tiltak vi gjør på din forespørsel før en eventuell avtale (bokstav b)
• Beregne og vise pris før du bestiller — tiltak før avtale, og avtale (bokstav b)
• Sende faktura etter utført oppdrag, ta imot betaling og holde oversikt over betalingsstatus — avtale (bokstav b)
• Kommunisere med deg om bestillingen: sende deg bekreftelse på e-post, ringe deg for å bekrefte detaljene og gi beskjed om endringer — avtale, eller tiltak før avtale (bokstav b)
• Behandle reklamasjon og gjennomføre gratis omvask — avtale (bokstav b), og vår berettigede interesse i å dokumentere saken (bokstav f)
• Bokføre salget og oppbevare regnskapsmateriale — rettslig forpliktelse etter bokføringsloven (bokstav c)
• Varsle oss internt når en henvendelse eller bestilling kommer inn, slik at den blir fulgt opp raskt (driftsvarsler) — berettiget interesse (bokstav f)
• Beskytte nettsiden mot misbruk og masseinnsending — berettiget interesse (bokstav f)
• Forstå hvordan nettsiden brukes, slik at vi kan forbedre tjenesten (bruksstatistikk) — samtykke (bokstav a). Dette er frivillig: statistikken samles bare inn hvis du har sagt ja, og du kan trekke samtykket når som helst. Statistikken inneholder aldri navn, IP-adresse, kontaktopplysninger eller det du skriver i feltene, og deles aldri med tredjeparter.
• Følge opp henvendelser fra renholdsfirmaer som vil bli partner — berettiget interesse (bokstav f)
• Sende deg tips og tilbud på e-post — samtykke (bokstav a). Dette er frivillig, og du kan trekke samtykket når som helst.

Vi bruker ikke opplysningene til automatiserte avgjørelser eller profilering, og vi bruker dem ikke til andre formål enn dem som står her.

Er du nødt til å gi oss opplysningene? For en bestilling er navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse nødvendige for å inngå og oppfylle avtalen. Uten dem kan vi ikke ta imot bestillingen eller sende renholderen. Ber du oss ringe deg, trenger vi bare telefonnummeret. Opplysninger om kjæledyr og spesielle overflater er frivillige, men hjelper oss å levere riktig. Markedsføring på e-post er helt frivillig — velger du det bort, påvirker det ikke bestillingen din.

Bruker du innlogging med Vipps? Da henter vi opplysningene fra Vipps fordi du selv velger det. Grunnlaget er ditt eget samtykke, og du kan i stedet fylle ut skjemaet manuelt. Selve innloggingen hos Vipps behandler Vipps som egen behandlingsansvarlig, etter sin egen personvernerklæring.

4. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger aldri personopplysninger. Vi deler dem ikke med andre for deres markedsføring, og vi gir dem ikke videre til andre enn kategoriene som står under her.

Firmaet som utfører oppdraget. Renholdsfirmaet får det som trengs for å gjennomføre jobben: adressen, dato og tidspunkt, hva du har bestilt, og de kontaktopplysningene som trengs for å nå deg. Firmaet får ikke mer enn oppdraget krever. Grunnlaget er avtalen du inngår med Renli. Firmaet er databehandler for oss og skal behandle opplysningene bare etter vår instruks og etter databehandleravtale, som inngås før firmaet får sitt første oppdrag. Firmaet kan ikke bruke opplysningene til egen markedsføring, og kontakter deg ikke utenom oppdraget.

Betalingstjenesteleverandør (ved nettbetaling, som er midlertidig utilgjengelig). Når du betaler på nett, gir vi betalingstjenesteleverandøren de opplysningene som trengs for å gjennomføre betalingen. Hvilken leverandør det er, avhenger av betalingsmåten du selv velger — for eksempel Vipps eller Klarna. Det du selv oppgir underveis i betalingen, behandler leverandøren som egen behandlingsansvarlig, etter sin egen personvernerklæring.

Leverandører av IT- og driftstjenester. Dette er kategoriene vi bruker:

• En leverandør av server og drift for nettsiden, med datasenter innenfor EØS. Her lagres bestillingene og henvendelsene. Behandlingen er regulert i databehandleravtale.
• En leverandør av e-postkasser for adressene våre, med behandling i Norge. Hit kommer e-postene du sender oss, og interne kopier av bestillinger og henvendelser.
• En leverandør av e-postutsending, som sender bekreftelsen på bestillingen og andre e-poster fra oss, med behandling innenfor EØS og databehandleravtale.
• En meldingstjeneste for interne driftsvarsler, med behandling utenfor EØS. Driftsvarslene inneholder ikke personopplysninger — bare hendelsestype, tjeneste, referansenummer og eventuelt beløp. Se punkt 5.
• Når vi tar i bruk mobilapp for renholdere: en leverandør av varslingstjenester for mobilapp, som brukes til å varsle renholderen som skal utføre oppdraget. Den kan behandle opplysninger utenfor EØS — se punkt 5.

Der leverandøren er databehandler for oss, behandler den opplysningene bare på vår instruks og kan ikke bruke dem til egne formål. Vil du vite hvilke leverandører vi bruker, skriver du til help@renli.no.

Regnskapsfører og offentlige myndigheter, når vi er lovpålagt å utlevere opplysninger eller å oppbevare dem som regnskapsmateriale.

Noen av disse leverandørene kan behandle opplysninger utenfor EØS. Se punkt 5.

5. Overføring utenfor EØS

Hovedregelen er at opplysningene behandles i Norge eller ellers innenfor EØS.

Nettsiden, bestillingene og e-postkassene våre ligger hos leverandører innenfor EØS.

Meldingstjenesten vi bruker til interne driftsvarsler, behandler data utenfor EØS. Driftsvarslene inneholder ikke personopplysninger: de består av hendelsestype, tjeneste, referansenummer og eventuelt beløp — aldri navn, adresse, telefonnummer eller e-postadresse. Opplysningene fra bestillingen eller henvendelsen din overføres derfor ikke ut av EØS gjennom denne tjenesten.

Varslingstjenesten for mobilapp kan behandle opplysninger utenfor EØS. Før den tas i bruk, sørger vi for at overføringen har et gyldig grunnlag etter personvernforordningen kapittel V.

Vil du vite mer om grunnlaget for en slik overføring, eller få kopi av det, skriver du til help@renli.no.

6. Informasjonskapsler og lagring i nettleseren

Renli.no bruker svært lite lagring i nettleseren, og sidene laster ikke inn innhold fra tredjeparter. Vi bruker ingen analyseverktøy fra andre selskaper, ingen sporingspiksler og ingen annonsenettverk. Vi sporer deg ikke på tvers av nettsteder, og vi bygger ingen profil av deg.

Tabellen viser alt som kan lagres i nettleseren din på renli.no:

Hva som lagres	Formål	Varighet	Kategori
Sikkerhetsverdi ved innlogging med Vipps (informasjonskapsel — bare når innlogging med Vipps tilbys)	Beskytter innloggingen din mot misbruk	Maks 10 minutter, brukes én gang	Nødvendig
Bestillingen din (øktlagring — bare ved nettbetaling)	Sørger for at innsendingen fullføres trygt, og hindrer at samme bestilling sendes to ganger	Til du lukker fanen	Nødvendig
Teknisk nøkkel for bestilling og betaling (øktlagring — bare ved nettbetaling)	Lar siden kjenne igjen bestillingen din når du kommer tilbake fra betalingen	Til du lukker fanen	Nødvendig
Personvernvalget ditt (lokal lagring)	Husker hva du svarte i banneret om personvernvalg, slik at du ikke blir spurt på nytt	Til du endrer valget eller sletter nettstedsdata i nettleseren	Nødvendig
Små visningsvalg (øktlagring)	Husker enkle grep du gjør i skjemaet — for eksempel at du har lukket boksen for Vipps-innlogging	Til du lukker fanen	Nødvendig
Tilfeldig øktverdi for statistikk, med et flagg om at økten førte til bestilling (øktlagring)	Enkel bruksstatistikk: hvilke sider og steg som brukes, og hvor noe stopper opp	Til du lukker fanen	Statistikk — krever samtykke

Nødvendig lagring krever ikke samtykke: den trengs for at det du selv ber om, skal virke, eller for sikkerheten. Bruksstatistikken er frivillig og starter først etter at du har samtykket.

Valget styrer du selv. Du får spørsmålet første gang du besøker siden, og du kan når som helst endre eller trekke samtykket via lenken «Personvernvalg» nederst på siden. Å trekke samtykket er like enkelt som å gi det.

Statistikken bruker en tilfeldig øktverdi i stedet for navn. Den inneholder aldri navn, IP-adresse, kontaktopplysninger eller det du skriver i feltene, og deles aldri med tredjeparter. Fullfører du senere en bestilling, kan bestillingsreferansen knyttes til øktverdien, slik at vi internt ser hvilke økter som fører til en bestilling. Øktverdien er derfor ikke anonym i streng forstand, men den identifiserer deg ikke som person, og koblingen brukes bare til å måle og forbedre tjenesten.

Har du slått på sporingsvern i nettleseren (Do Not Track eller Global Privacy Control), respekterer vi det og samler ingen statistikk fra besøket ditt — uavhengig av hva du har valgt i banneret.

Vi legger aldri navn, adresse, telefonnummer eller e-postadresse i nettadressen.

7. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

• Forespørsler som ikke fører til bestilling — for eksempel når du har bedt oss ringe deg: slettes senest seks måneder etter siste kontakt.
• Bestillinger: så lenge kundeforholdet varer. Det som er regnskapsmateriale, oppbevarer vi i fem år etter utgangen av regnskapsåret, slik bokføringsloven krever.
• Reklamasjoner: til saken er ferdig behandlet, og deretter så lenge vi må kunne dokumentere den.
• Tilbudsforespørsler fra bedrifter som ikke fører til avtale: slettes når det er klart at avtale ikke er aktuelt, og senest seks måneder etter siste kontakt.
• Partnerhenvendelser: så lenge dialogen er relevant. Blir det ikke noe samarbeid, sletter vi henvendelsen senest seks måneder etter siste kontakt.
• E-post til kundeservice: så lenge henvendelsen krever, deretter sletter vi den.
• Bruksstatistikk: slettes automatisk etter 90 dager.
• Markedsføringssamtykke og e-postadressen knyttet til det: til du trekker samtykket.

Ber du om sletting før fristene over, følger vi fremgangsmåten i punkt 10.

8. Hvordan vi sikrer opplysningene

• All trafikk mellom nettleseren din og Renli går over kryptert forbindelse.
• Bestillinger og henvendelser lagres slik at de ikke er tilgjengelige for andre enn oss, og de kan ikke hentes fram av utenforstående gjennom nettsiden.
• Bare de hos oss som trenger opplysningene for å gjøre jobben, har tilgang til dem.
• Vi unngår personopplysninger i de tekniske loggene vi bruker til drift og feilsøking.
• Vi lagrer aldri kortopplysninger.

Skulle det likevel oppstå et brudd på personopplysningssikkerheten, melder vi fra til Datatilsynet innen 72 timer, og vi varsler deg direkte dersom bruddet innebærer høy risiko for deg.

9. Dine rettigheter

Du har rett til:

• Innsyn — å få vite hvilke opplysninger vi har om deg, og få kopi av dem
• Retting — å få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige
• Sletting — å få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å beholde
• Begrensning — å be oss stanse bruken av opplysningene mens en sak avklares
• Dataportabilitet — å få opplysningene du har gitt oss, i et format du kan ta med deg
• Innsigelse — å protestere mot behandling vi gjør på grunnlag av berettiget interesse
• Å trekke samtykke — for eksempel samtykket til markedsføring på e-post. Det er like enkelt å trekke det som å gi det, og det påvirker ikke bestillinger du allerede har gjort.

Send en e-post til help@renli.no for å bruke rettighetene dine. Vi svarer så raskt vi kan, og senest innen 30 dager. Vi kan be deg bekrefte hvem du er, slik at opplysninger ikke havner hos feil person.

Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Du finner veiledning og kontaktinformasjon på datatilsynet.no.

10. Slik ber du om sletting

Vil du at vi sletter opplysningene dine, sender du en e-post til help@renli.no — gjerne fra den e-postadressen du brukte i henvendelsen, og gjerne med «Sletting» i emnefeltet.

Slik behandler vi forespørselen:

• Vi bekrefter at vi har mottatt den.
• Vi kontrollerer at forespørselen kommer fra deg. Normalt holder det at du skriver fra e-postadressen vi har registrert; er vi i tvil, stiller vi et kontrollspørsmål om henvendelsen din. Vi ber aldri om fødselsnummer eller kopi av legitimasjon for dette.
• Vi sletter eller anonymiserer opplysningene hos oss, og sørger for at databehandlerne våre gjør det samme.
• Du får svar innen 30 dager om hva som er slettet.

Noe kan vi ikke slette med en gang. Opplysninger vi er lovpålagt å oppbevare — for eksempel regnskapsmateriale — beholder vi til lovens frist er ute, og sletter dem deretter. Kopier kan også ligge i sikkerhetskopier en kort periode etter sletting; de forsvinner når sikkerhetskopiene skiftes ut.

11. Barn og unge

Renli retter seg ikke mot barn. Tjenesten er for voksne, og for å inngå avtale må du være fylt 18 år. Vi ber ikke om fødselsdato, og vi samler ikke bevisst inn opplysninger om barn.

Oppdager vi at vi likevel har mottatt personopplysninger om et barn — for eksempel fordi et barn har fylt ut et skjema — sletter vi opplysningene så snart vi blir klar over det. Foresatte kan kontakte oss på help@renli.no.

12. Endringer i personvernerklæringen

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten eller regelverket endrer seg. Gjeldende versjon ligger alltid på denne siden, med dato for siste oppdatering øverst.

Endrer vi noe vesentlig — for eksempel hvem vi deler opplysninger med — gir vi beskjed på nettsiden før endringen trer i kraft.

13. Kontakt

Renli er en tjeneste levert av Grønnova AS, org.nr. 936 876 048.
Selma Ellefsens vei 3D, 0581 Oslo

E-post — personvern, innsyn og sletting: help@renli.no
Andre henvendelser: info@renli.no

Har du spørsmål om hvordan vi behandler opplysningene dine, eller vil du bruke rettighetene dine, skriver du til oss. Vi svarer så raskt vi kan.